Yönetim Kurulu Karar Defteri ile Müdürler Kurulu Karar Defterlerinin Kapanış Tasdikleri
6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 64’üncü maddesinde her tacirin ticari defterleri tutmak ve defterlerinde, ticari işlemleriyle ticari işletmesinin iktisadi ve mali durumunu, borç ve alacak ilişkilerini ve her hesap dönemi içinde elde edilen neticeleri, bu Kanuna göre açıkça görülebilir bir şekilde ortaya koymak zorunda oldukları belirtilmiştir.
Fiziki ortamda tutulan yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defteri ile diğer defterlerin açılış onayları, kuruluş sırasın da ve kullanılmaya başlanmadan önce noter tarafından yapılmaktadır.
Bu defterlerin izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları, defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar notere yaptırılmakta, pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen faaliyet dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilmektedir.
Yevmiye defterinin kapanış onayı, izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar, yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayı ise izleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar notere yaptırılmak zorundadır.
Ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması hâlinde bu defterlerin açılışlarında ve kapanışında noter onayı aranılmamaktadır(1).
19 Aralık 2012 tarihli ve 28502 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan TİCARİ DEFTERLERE İLİŞKİN TEBLİĞ’in 11/4’üncü fıkrasına göre;limited şirketlerde müdür veya müdürler kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebileceği gibi ayrı bir müdürler kurulu karar defteri de tutulabilir. Müdürler kurulu karar defterinin tutulması halinde açılış ve kapanış onayları dahil olmak üzere yönetim kurulu karar defterine ilişkin hükümler uygulanmaktadır.
Yönetim kurulu karar defterinin, izleyen hesap döneminin birinci ayının sonuna kadar notere ibraz edilip son kaydın altına noterce “Görülmüştür” ibaresi yazılarak mühür ve imza ile onaylanması zorunludur.
Buna göre, anonim şirketler ile kooperatiflerde yönetim kurulunun, sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerde yöneticinin veya yöneticilerin şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararların yazılacağı ciltli ve sayfa numaraları teselsül eden defter olarak tanımlanan Yönetim Kurulu Karar Defterinin 31 Ocak 2020 Cuma gününe kadar kapanış tasdikinin yaptırılması gerekmektedir.Yine tutulması halinde limited şirketlerde “müdürler kurulu karar defteri”nin kapanış tasdikinin aynı tarihe kadar yaptırılması gerekmektedir.
Vergi Usul Kanunu’nun 13’üncü ve 15’inci maddesi uyarınca Maliye Bakanlığı tarafından mücbir sebep halinin ilan edildiği yerlerde, defterlerin kapanış onayları, mücbir sebebin sona erdiği tarihi takip eden ikinci ayın sonuna kadar yapılabilir.
Türk Ticaret Kanunu’nun 562/1-c bendine göre; Kanunun 64’üncü maddenin üçüncü fıkrası ve uyarınca gerekli onayları yaptırmayanlara 30/3/2005 tarihli ve 5326 sayılı Kanunun 17/7 maddesi hükmü de dikkate alınarak(2) 2020 yılı için 9,387 TL idari para cezası uygulanması öngörülmektedir.
——————————————————————
1 Bu durumda gerçek kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar kendilerine ait güvenli elektronik imza veya mali mühür ile imzalarken, tüzel kişiler elektronik defterlerini, ilgili gelir veya kurumlar vergisi beyannamelerinin verileceği ayın sonuna kadar kendilerine ait mali mühür ile onaylamaktadırlar.
2 30/3/2005 tarihli ve 5326 sayılı Kabahatler Kanunun17/7 maddesi hükmü aşağıdaki gibidir. “(7) İdarî para cezaları her takvim yılı başından geçerli olmak üzere o yıl için 4.1.1961 tarihli ve 213 sayılı Vergi Usul Kanununun mükerrer 298 inci maddesi hükümleri uyarınca tespit ve ilân edilen yeniden değerleme oranında artırılarak uygulanır. Bu suretle idarî para cezasının hesabında bir Türk Lirasının küsuru dikkate alınmaz. Bu fıkra hükmü, nispi nitelikteki idarî para cezaları açısından uygulanmaz.”
